Kan personalfest med övernattning vara skattefri?

Planerar du att arrangera en personalfest och undrar vad som egentligen gäller skattemässigt?

Många företag missar möjligheten att kombinera teambuilding med skattefördelar.

​I det här inlägget reder vi ut hur du kan genomföra en personalfest med övernattning – helt inom Skatteverkets ramar – och samtidigt få gynnsamma avdrag.

Många arbetsgivare känner till att måltider i samband med personalfester normalt sett är skattefria för de anställda. Mindre känt är att det även går att anordna personalfester med övernattning på annan ort – utan att det leder till beskattning.

Eftersom personalfester klassas som intern representation är fria måltider i detta sammanhang skattefria för medarbetarna. Arbetsgivaren har rätt till avdrag för två personalfester per anställd och år. När det gäller själva måltidskostnaden är det dock endast moms som är avdragsgill – och då på ett maxbelopp om 300 kronor per person.
Observera att själva representationsmåltiden inte ger avdrag i inkomstdeklarationen.

I samband med personalfester kan även andra kostnader uppstå, till exempel för aktiviteter och underhållning som musik, teaterbesök, sportevenemang eller spaupplevelser. Sådana kringkostnader är avdragsgilla med upp till 180 kronor exklusive moms per deltagare.
Även resekostnader, som exempelvis transport med chartrad buss mellan arbetsplatsen och platsen där festen hålls, är fullt avdragsgilla – inklusive moms.

Skattefri resa med övernattning på annan ort
Enligt Skatteverkets regler finns möjlighet att bjuda personalen på en skattefri fest med övernattning utanför den ordinarie arbetsorten. Detta gäller även medföljande, såsom makar eller sambor.

Ett tydligt exempel: Ett företag baserat i Falun ordnar en resa till Stockholm för sina anställda. De åker tåg, bor över en natt och bjuds på inträde till Gröna Lund tillsammans med varsitt femkampshäfte till deltagarna. Dagen avslutas med middag på finare restaurang – allt bekostat av arbetsgivaren.

För resan och övernattningen får arbetsgivaren fullt avdrag, både för kostnaden och momsen. Middagen och aktiviteterna omfattas av de begränsade avdragsregler som tidigare nämnts.
Det är viktigt att notera att skattefriheten endast gäller vid en övernattning. Om vistelsen omfattar fler nätter och det inte rör sig om exempelvis en intern konferens, blir de anställda förmånsbeskattade.
I sådant fall ska värdet av förmånen beräknas utifrån den faktiska kostnaden (inklusive moms) för resa, logi och aktiviteter. För fria måltider tillämpas schablonvärden: 61 kronor för frukost och 122 kronor för lunch eller middag (värden för inkomståret 2025).
Trots detta får arbetsgivaren dra av hela kostnaden (inklusive moms) som en personalkostnad i bokföringen.

Att förlägga en av årets personalfester till en annan ort med en övernattning kan därmed vara ett trevligt och skattefritt sätt att visa uppskattning för personalen – samtidigt som företaget får en viss skattemässig fördel.

Viss försiktighet bör dock iakttas. Arrangemanget måste kunna bedömas som personalvård, vilket innebär att alltför lyxiga resor och aktiviteter kan leda till förmånsbeskattning.

Samma regler gäller även för fåmansföretag där företagsledaren är ensam anställd. Även denne har möjlighet att – tillsammans med partner – delta i en skattefri personalfest med övernattning.

Att visa uppskattning för personalen behöver inte bli en skattemässig fallgrop – tvärtom kan det göras både förmånligt och korrekt. Hos Account on us hjälper vi dig att tolka regelverken och säkerställa att din representation följer gällande skatteregler.

Har du frågor om hur du bäst planerar intern representation i ditt företag?
Välkommen att kontakta oss – vi finns här för att hjälpa dig!