PDF-fakturan är på väg ut. Så påverkar ViDA företagens fakturering

Hur förberedd är du?

2030 kan kännas långt bort.

​Men när det gäller ekonomisystem, fakturaflöden och arbetssätt är fyra år inte särskilt lång tid.

PDF-fakturan är på väg ut. Så påverkar ViDA företagens fakturering

2030 kan kännas långt bort.

Men när det gäller ekonomisystem, fakturaflöden och arbetssätt är fyra år inte särskilt lång tid.
EU:s stora momsreform ViDA, VAT in the Digital Age, förändrar stegvis hur företag inom EU ska fakturera och rapportera gränsöverskridande affärer.

Från den 1 juli 2030 införs nya digitala rapporteringskrav för gränsöverskridande handel mellan företag inom EU. Rapporteringen ska bygga på elektronisk fakturering i ett strukturerat format som kan behandlas automatiskt av systemen.

Det låter kanske som en fråga för stora internationella bolag.

Men utvecklingen går snabbt även på nationell nivå, och för företag som säljer eller köper över landsgränserna kan förändringen bli relevant betydligt tidigare.

En PDF är digital, men den är inte en e-faktura

Här finns en vanlig missuppfattning.

En faktura som skickas som PDF via mejl är förstås digital. Men den är inte en strukturerad e-faktura enligt de nya EU-reglerna.

Skillnaden ligger i informationen.

En riktig e-faktura innehåller strukturerad data som mottagarens system kan läsa och behandla automatiskt. Informationen behöver alltså inte tolkas från ett dokument och knappas in på nytt.
Det är också den typen av strukturerad information som ligger till grund för den kommande digitala rapporteringen.

För berörda gränsöverskridande transaktioner innebär de nya reglerna också att fakturan normalt ska utfärdas senast tio dagar efter den beskattningsgrundande händelsen.

Flera länder har redan börjat

Det här är alltså inte bara något som händer 2030.

I Frankrike måste alla berörda företag sedan den 1 september 2026 kunna ta emot elektroniska fakturor. Stora och medelstora företag omfattas samtidigt av krav på att skicka dem. Mindre företag följer den 1 september 2027.

I Tyskland måste företag sedan januari 2025 kunna ta emot strukturerade e-fakturor. Kraven på att själv skicka dem fasas in genom övergångsregler.

Norge har beslutat att bokföringsskyldiga verksamheter ska fakturera varandra med e-faktura från den 1 januari 2027. Kravet på att kunna ta emot e-fakturor ska vara uppfyllt senast den 1 januari 2030.

Storbritannien har också aviserat obligatorisk e-fakturering för momspliktiga B2B och B2G transaktioner från april 2029.

Och Sverige?

Här är det viktigt att skilja på det vi vet och det som fortfarande utreds.

EU-reglerna om digital rapportering och e-fakturering vid gränsöverskridande B2B-transaktioner ska genomföras i svensk rätt.

Däremot är det ännu inte beslutat om Sverige också ska införa motsvarande krav för affärer mellan svenska företag.

Regeringen tillsatte i februari 2026 en särskild utredning som bland annat ska ta ställning till just detta. Uppdraget ska redovisas senast den 30 november 2027.

Behöver man göra något redan nu?

Inte nödvändigtvis byta system i morgon.

Men det är ett bra tillfälle att börja ställa några frågor:

1. Kan vårt ekonomisystem både skicka och ta emot strukturerade e-fakturor?
2. Hur fungerar fakturaflödet när vi handlar med kunder eller leverantörer i andra länder?
3. Hur mycket manuellt arbete finns fortfarande kvar i vår fakturahantering?
4. Är kundregister, leverantörsregister och övrig grunddata tillräckligt strukturerade för mer automatiserade flöden?

Den sista frågan är minst lika viktig som tekniken.

När ekonomiprocesserna digitaliseras blir kvaliteten på informationen viktigare. Ett dåligt arbetssätt blir inte automatiskt bra bara för att systemet blir modernare.

Se det som en möjlighet, inte bara ett nytt krav

Det finns lätt en tendens att betrakta nya regelverk som ännu en administrativ börda.

Men rätt genomfört kan utvecklingen också ge något tillbaka.
Mindre manuell registrering.
Färre fel.
Snabbare flöden.
Bättre spårbarhet.
Och mer tid till sådant som faktiskt kräver en människa.

På Account on us följer vi utvecklingen och hjälper våra kunder att förstå både vad som förändras och vad som faktiskt behöver göras.
​
För vår utgångspunkt är densamma här som i så många andra ekonomifrågor:
Man behöver inte ligga först bara för sakens skull.
Men håll med om att det är skönt att vara förberedd när förändringen väl kommer.