Hur ska du hantera anställdas utlägg för att ha rätt till momsavdrag?

Hanteringen är inte helt enkel när en anställd gör inköp åt sin arbetsgivare för att sedan få ersättning för sitt utlägg. Beloppsgränsen som gäller är utlägg på max 4000 kr inkl. moms vid faktura samt förenklad faktura dvs kvitto, då krävs det inte att bolagets namn står med. På  högre belopp är det ett absolut krav att företagets namn framgår tydligt på fakturan eller kvittot, annars missas rätten till momsavdrag helt och hållet.

Vad gäller enligt Momslagen?
För att ha rätt att lyfta moms i en momspliktig verksamhet krävs att köpet gjorts av en beskattningsbar person och att avdragsrätten kan styrkas genom en faktura. Med faktura menas ett dokument eller meddelande i pappersform eller i elektronisk form (t ex ett kvitto) som uppfyller momslagens krav för fakturor.
För att företaget ska ha rätt att lyfta moms på ett förvärv krävs också att det är företagets eget förvärv (11 kap 8 § ML).
Enligt praxis får moms inte lyftas på kostnadsersättning för inköp som anställda har gjort.
När det gäller i vilken form fakturorna ska bevaras hänvisar momslagen till bokföringslagen, vilket innebär att de ska bevaras i den form de hade när de mottogs. Tyvärr är det alltså inte så enkelt att det går att slänga papperskvittot så fort du fotat det med mobilen som många tror.

Anställdas inköp med arbetsgivarens medel
Om en anställd gör ett inköp med arbetsgivarens medel (t ex kontanter, företagskort eller på kredit) och tar emot en faktura ställd direkt till företaget (t ex ett kvitto), anses transaktionen ha gjorts direkt av företaget. Fakturan (kvittot) måste bevaras i den form den hade när den anställde tog emot den.

Anställdas utlägg
Om anställda gör inköp med egna pengar och sedan får ersättning från arbetsgivaren kan arbetsgivaren ha rätt att lyfta moms på inköpet. Förutsättningen är då att det är fråga om ett
utlägg för företagets räkning, dvs att företaget anses ha förvärvat varan eller tjänsten. Kravet här är att företagets namn tydligt framgår på fakturan/kvittot.
För att det ska räknas som ett utlägg ska normalt någon annan än den som betalar vara betalningsskyldig gentemot säljaren. Enligt Skatteverket kan det dock i vissa situationer godtas att en anställd gör ett utlägg för företagets räkning, även om den anställde har betalningsansvaret. Det gäller: om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet, t ex facklitteratur, kost, logi och representation, eller egenanställdas inköp av varor och tjänster som i sin helhet ska förbrukas vid ett enskilt uppdrag.

Krav på underlag vid utlägg
Om ett inköp räknas som ett utlägg för företagets räkning anses företaget ha köpt varan eller tjänsten på samma sätt som om företaget hade gjort köpet med egna medel. Företaget ska därför bevara fakturan (kvittot) i den form den hade när den anställde tog emot den. Det är alltså inte tillräckligt att bevara en inskannad kopia eller ett foto av originalet.

Kostnadsersättning
Om den anställde inte anses ha gjort ett utlägg för företagets räkning kan den ersättning som arbetsgivaren betalar till den anställde räknas som en kostnadsersättning. Momsen får då inte lyftas och enligt Skatteverket ska företaget bevara det underlag som den anställde lämnar till företaget. Om den anställde skickar underlaget elektroniskt är det alltså det elektroniska underlaget som ska bevaras.

Läs gärna mer här i Skatteverkets ställningstagande

Det pågår en intressant pågående process som gäller anställdas utlägg för inköp av kontorsutrustning i syfte att möjliggöra distansarbete.
Frågan om rätten till momsavdrag på dessa inköp hamnade först hos Skatterättsnämnden (SRN), som ansåg att momslyft inte kunde medges eftersom det inte var bolaget utan de anställda som köpte in kontorsutrustningen. 
Bolaget överklagade till Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) som ändrade SRN:s förhandsbesked. HFD påpekade dock att momslyft bara kan medges om undantaget för momslyft som hör till stadigvarande bostad inte är tillämpligt. Målet återförvisades därför till SRN. 
SRN börjar med att slå fast att undantaget för momslyft infördes för att säkerställa att momslyft inte görs för kostnader som är att anse som privata levnadskostnader. Undantaget gäller all moms som hör till bostaden och omfattar såväl inköp av inventarier som reparationer, drift och underhåll. Hemmen är inrättade som stadigvarande bostad och fortsätter att vara det även när den anställde utför arbete för arbetsgivarens momspliktiga verksamhet i hemmet.
Kontorsmöblerna kan användas såväl i bolagets ekonomiska verksamhet som för de anställdas privata bruk. Eftersom förbudet mot momslyft även gäller utgifter på inventarier som hör till bostaden anser SRN att regeln om förbud mot momslyft på utgifter på stadigvarande bostad är tillämplig. Därmed har bolaget inte rätt till momslyft på kontorsutrustningen. Skatterättsnämnden 66-22/I 
​Förhandsbeskedet från SNR är överklagat och kommer att avgöras av Högsta förvaltningsdomstolen.